Sitzungsvorlage 14-20 / V 10833 (Endgültiger Beschluss)

Anlass: In den 40 Münchner Gymnasien mit ca. 3.300 Lehrkräften wird heute ein Großteil der die Lehrkräfte betreffenden Verwaltungsarbeit manuell ausgeführt. Vor allem im Bereich Notenverwaltung, Termin- und Raumplanung, Absenzenverwaltung und disziplinarischer Korrespondenz führt dies zu einem enormen zeitlichen und administrativen Aufwand für die Betroffenen. Bei den Lehrkräften bzw. Gymnasien besteht deshalb der dringende Wunsch, dass diese Geschäftsprozesse, die heute großteils noch über manuelle Eintragungen in Akten-Ordnern im Lehrerzimmer abgewickelt werden müssen, zukünftig digital über eine Software-Lösung unterstützt werden. Auch die Kommunikation mit den Erziehungsberechtigten erfolgt noch weitgehend über Rundschreiben in Papierform, die Abwicklung der Elternsprechtage wird mit händisch geführten Listen geplant und durchgeführt. Mit einem Elternportal könnte dies in digitaler Form erledigt werden. Inhalt: Mit Hilfe der IT-Unterstützung soll insbesondere die zeitliche Belastung der Lehrkräfte für aufwendige Verwaltungsprozesse durch Reduzierung der manuellen Schritte mittels Digitalisierung deutlich reduziert werden. Zudem soll eine einheitliche und standardisierte Bearbeitung der Haupt-Geschäftsprozesse an den Gymnasien ermöglicht werden. Durch die Vermeidung von Redundanzen und Doppelarbeit und allgemeinen Zugriff auf Termine und Raumbuchungen soll Transparenz geschaffen werden. Der Zugang zur Software-Lösung soll ferner orts-, netz- und zeitunabhängig ohne Client-Installation erfolgen. Gesamtkosten Die Gesamtkosten und die zahlungswirksamen Kosten werden aus Wettbewerbsgründen in der Sitzungsvorlage Nr. 14-20/V10832 (nichtöffentlicher Teil) dargestellt. Entscheidungsvorschlag: Mit der Zustimmung zu diesem Beschluss wird das Referat für Bildung und Sport beauftragt, ein Schul-Portal und ein Eltern-Portal zur IT-Unterstützung der Verwaltungsarbeit von Lehrkräften an den Münchner Gymnasien einzuführen.