Sitzungsvorlage 14-20 / V 17234 (Endgültiger Beschluss)

Anlass Die Digitalisierung der LHM kann nur gelingen, wenn die elektronische Aktenführung in der LHM stadtweit eingeführt wird. Inhalt Ein wesentlicher Bestandteil von behördlichen Dienstleistungen ist die Dokumentation der zugrundeliegenden Vorgänge u. a. in Form von Akten. Dadurch wird die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sichergestellt. Um digitale Dienstleistungen medienbruchfrei und effizient für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen anzubieten, muss die LHM auch ihre internen Abläufe möglichst weitgehend digitalisieren. Unabdingbare Voraussetzung hierfür ist die Digitalisierung der damit verbundenen Aktenführung. Nur wenn die Informationen und Dokumente in digitaler Form zur Verfügung stehen, ist eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die diese Informationen verarbeiten bzw. auf diesen beruhen, überhaupt erst möglich. Mit der stadtweiten Einführung der elektronischen Aktenführung muss kurzfristig begonnen werden. Gesamtkosten/Gesamterlöse / Entscheidungsvorschlag Der Stadtrat beauftragt das IT-Referat, unter Einbeziehung der Referate und Eigenbetriebe die flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenführung in allen Referaten und Eigenbetrieben zu planen und die Durchführung zu steuern. Auf der Grundlage des vom IT-Referat zu entwickelnden Einführungskonzeptes wird in nachfolgenden Projekten die elektronische Aktenführung sukzessive in allen Organisationseinheiten umgesetzt. Die stadtweite Einführung der elektronischen Aktenführung soll so schnell wie möglich, spätestens aber bis zum Jahr 2025 abgeschlossen sein. Gesucht werden kann im RIS auch unter E-Akte, Input Management, Output Management, elektronische Aktenführung Ortsangabe /