Sitzungsvorlage 20-26 / V 04680 (Endgültiger Beschluss)

Anlass: Seit Anfang des Jahres 2021 wird gemäß der Stadtratsbeschlüsse Nr. 14-20 / V 17234 „Stadtweite Einführung der elektronischen Aktenführung“ vom 22.01.2020 sowie in Ergänzung Beschluss Nr. 20-26 / V 02060 „Stadtweite Einführung der elektronischen Aktenführung: Konkretisierung der Maßnahmen“ vom 16.12.2020 die stadtweite Einführung der E-Akte durch das RIT, it@M und die in die Einführung der E-Akte bereits einbezogenen Referate und Eigenbetriebe umgesetzt. Inhalt: In der Summe ermöglichen die in dieser Beschlussvorlage vorgestellten Maßnahmen die planmäßige Weiterführung der Einführung der E-Akte und eine weiterhin geordnete Erschließung der in den bisherigen Stadtratsbeschlüssen zur Digitalisierung aufgezeigten Mehrwerte. Gesamtkosten / Gesamterlöse: • Einmalig erforderlichen Haushaltsmittel zum Rechnungsausgleich an it@M i. H. v. ca. 1,3 Mio € (983.517 € in 2022, 313.015 € in 2023) • Weitere Kosten in der nichtöffentlichen Vorlage Entscheidungsvorschlag • Der Stadtrat stimmt der Umsetzung der Schriftgutdigitalisierung zur Einführung der E-Akte in den Jahren 2022 / 2023 zu, das beinhaltet das Vorgehen für die Umsetzung des Interims-Inputmanagement, ein Konzept Bestandsaktendigitalisierung, ein Konzept zum Outputmanagement und die Umsetzung der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (feS). • Bereitstellung der einmalig erforderlichen Haushaltsmittel zum Rechnungsausgleich an it@M in 2022 und 2023. • Erhöhung des Produktkostenbudgets beim Produkt Zentrale IT. • Der Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle. Gesucht werden kann auch im RIS unter: E-Akte, elektronische Aktenführung, Schriftgutdigitalisierung, Interims-Inputmanagement, Bestandsaktendigitalisierung, Inputmanagement, Outputmanagement, fortgeschrittenen elektronischen Signatur, feS Ortsangabe: /